Tempo di gestire il tempo

Non è vero che abbiamo poco tempo: la verità è che ne perdiamo molto. (Seneca)

La vita frenetica dei tempi moderni porta a dover affrontare situazioni in cui si richiede necessariamente il coinvolgimento di un clone per svolgere più attività contemporaneamente oppure si è costretti a dover rinunciare a qualcosa che ci piace perchè il tempo necessario per farlo non c'è.

Nel lavoro spesso le richieste impellenti sui compiti da svolgere arrivano da chi comanda oppure dai clienti e soprattutto il tempo utile per portare a termine le attività è già passato…si dice in gergo che l'output serve per "ieri"…

Qual è il modo per non farsi sopraffare dall'ansia e dallo stress?

Una ricetta magica non esiste però qualche suggerimento posso scriverlo…chissà magari aiuta.

Prima di tutto è utile disporre di uno strumento che ci aiuti a migliorare la gestione del tempo, ad esempio un foglio di calcolo oppure un programma per la creazione dei Gantt.

Cosa è un Gantt?

Il diagramma di Gantt è uno strumento che serve a pianificare i tempi di realizzazione di un progetto dove diverse attività vengono ordinate secondo una precisa progressione temporale.

Uno dei punti di forza del diagramma di Gantt consiste nel fatto che obbliga ad una ottimizzazione delle risorse, consentendo una contemporanea visualizzazione delle attività, non soltanto in modo sequenziale ma anche in parallelo, dei soggetti coinvolti e della tempistica delle verifiche.

Ora che abbiamo lo strumento è necessario fare la cosa più importante,la PIANIFICAZIONE, sembra complicato ma è sufficiente iniziare …rotto il ghiaccio il resto viene in automatico.

Pianificare significa fare delle scelte, capire cosa sia urgente, cosa sia importante e cosa sia secondario.

Le scelte aiutano a fare chiarezza e ad avere il piano di azione chiaro, conseguentemente più il percorso da seguire è chiaro meno lo stress sarà presente nello svolgere le attività.

Non è sempre tutto urgente anche se il messaggio che ci viene comunicato potrebbe far pensare il contrario, sta a noi valutare quali impatti abbiano le nostre scelte nel decidere le priorità delle attività da fare.

Cosa succede se non porto a termine il lavoro entro la scadenza stabilita?

C'è un modo per posticipare questa attività a fronte di un'altra?

Posso delegare qualcuno a fare tutto o parte di questa attività?

Dare delle risposte a queste domande aiuta a semplificare, più rendiamo semplici le informazioni a nostra disposizione più è facile metterle insieme creando un piano articolato di operazioni sequenziali senza avere attività ridondanti e tempi morti.

Spesso il poco tempo a disposizione lo si consuma nel fare più volte gli stessi passaggi o nel rimanere in attesa che si sblocchi un'operazione senza la quale non si può andare avanti.

Il tempo dedicato ad una buona pianificazione permette di efficientare il tempo e i costi legati allo svolgimento di un lavoro.

E' arrivato il tempo di gestire il tempo, pianificare bene e concentrare le forze sulle attività veramente urgenti, così da avere più tempo a disposizione da dedicare alle attività che possono essere considerate importanti ma non essenziali.

Lavorare senza stress permette di operare in maniera migliore, con risultati superiori e di creare un circolo virtuoso contagioso per noi e per chi ci è vicino.

Reminder…

…quando il "perchè" è forte, il "come" si trova sempre…

…ed ora anche il "quando"…